Tips para diseñar el espacio para un evento

24 Abril 2021

Diseñar el espacio para un evento es algo... ¡mágico! El orden en los preparativos es clave para asegurar el éxito de una fiesta, y hoy queremos compartir con vosotros unos tips que no os podéis perder.

¿Os gustaría saber cómo preparar un lugar para celebrar una fiesta increíble? ¿Habéis pensado en todos los detalles? Os contamos cómo trabajamos, desde los primeros pasos hasta el gran día: ¡estas son nuestras claves!

Para nosotros lo más importante de todo es el feeling. Sí, la conexión, esa chispa que surge cuando coincides con alguien especial que busca algo diferente. ¡Es entonces cuando comienza la acción!

Hablamos y nos contamos cómo imaginamos esto y aquello… Lo que viste en Pinterest o eso que siempre habías deseado, ¡y nosotros tomamos nota! Así confeccionaremos un briefing o documento guía que nos orientará a través de todo el proceso. Es fundamental para no dejar nada al azar.

Pero, ¿qué debe reflejar un briefing? El documento debe contener, al menos, la siguiente información:

• Información del anfitrión y del evento. Tus gustos, deseos y necesidades. Todos los condicionantes del espacio, los tiempos previstos… Cualquier información que se considere relevante de cara a la celebración.
  • Temática. Será el eje central de la celebración, el sueño a materializar.
  • Dónde. El espacio elegido para el evento habla por sí solo. Además, si no lo tienes claro, desde Vedelik te ayudamos a encontrarlo.
  • Cuándo. Época del año, mañana, tarde o noche... ¡Todos los detalles son importantes!
  • Invitados. La definición del número de invitados es fundamental para pasos posteriores: organización de mesas, regalos, etc.
• Presupuesto. Resulta muy conveniente tener unas cifras en mente para poder exprimir el presupuesto al máximo.

Una vez obtenida toda la información de partida, ¡nos ponemos manos a la obra! Trabajamos sobre tus preferencias y necesidades y te ofrecemos la propuesta perfecta mediante los siguientes documentos:

• Cronograma de actividades previas a la celebración. ¡Clave del éxito! Organizar todo a tiempo evita muchos problemas y disgustos innecesarios. ¡Todo bajo control para que consigas disfrutar del evento desde el principio hasta el final!
• Imágenes y fotomontajes. ¿Necesitas hacerte una idea de cómo se va a distribuir el espacio? ¿No terminas de ver claro algún punto? Aquí son de gran ayuda los planos, recreaciones 3D y fotomontajes. Conseguirás visualizar cada detalle.
• Lista de recursos y materiales necesarios. Aquí hay mucha miga…

¿Cuáles son los materiales que no pueden faltar en cualquier evento?

Existe un gran número de recursos que podemos tener en cuenta para el montaje de la celebración. Os dejamos una lista con los más importantes:

• Arte floral.
• Recursos de iluminación.
• Invitaciones.
• Cartelería de bienvenida.
• Photocall.
• Seating (carteles para indicar a los invitados cuál es su mesa).
• Minutas con el contenido del menú.
• Mensajes de agradecimiento para los invitados.
• Letras corpóreas de gran tamaño.
• Recordatorios.
• Libro de firmas.
• Árbol de huellas…

¡Aprovechamos este punto para dejar nuestro agradecimiento especial a Anita&Co y a Dream Factory Tipis por su colaboración en nuestros proyectos!

Algo que siempre resulta de gran importancia para los anfitriones es el montaje de las mesas. ¿Qué debemos tener en cuenta?

• Decoración. Tanto la decoración de mesas como la del resto de rincones del espacio, será acorde con la temática deseada. Además de todo lo necesario (vajilla, cristalería, mantelería…) se puede jugar con multitud de elementos sorprendentes y divertidos.
• Orden o sistemas de ordenación de mesas. En el mundo de los eventos y el protocolo es muy importante conocer cómo se debe colocar a los invitados para un mejor desarrollo de la celebración… ¡O no! Todo depende de las preferencias del anfitrión. Si lo que deseas es celebrar un banquete vikingo, ¡lo tendrás!
• Sistemas de ordenación de mesa presidencial. Esto puede parecer muy complejo, pero simplemente es elegir quién tiene, dentro del evento, la figura más preponderante para, de esa manera, colocar su mesa de forma correcta, según marca el protocolo.
• Menú. Otro de los puntos fundamentales para tener en cuenta. Quizá el lugar de celebración sea un restaurante, o puede que una finca al aire libre. En cualquier caso es necesario prestar mucha atención al equipo de restauración para atender también a sus necesidades y facilitar el trabajo. Deberás tener en cuenta, al menos, lo siguiente:
  • Recepción y cóctel.
  • Estaciones gastronómicas (quesos, cervezas, cortador de jamón, mariscos, etc.).
  • Menú para el banquete.
  • Postre y tartas personalizadas o de ceremonia.
  • Sweet corner.
  • Refrescos y copas.
  • Aperitivos para merienda o recena.

Hay otros puntos igualmente importantes que se deben organizar con antelación, como los relativos a los complementos o a la animación. Esto parece todo un mundo, pero también os ayudamos a gestionarlo. Aquí tenéis una nueva lista para que no os dejéis nada ;)

• Fotografía.
• Vídeo.
• Detalles para invitados.
• Pirotecnia.
• Animación infantil: hinchables, piñata, tipis...
• Música y DJ.

DÍA B O DÍA DEL EVENTO_

Para este día, las principales acciones que se deben llevar a cabo son las siguientes:

• El programa o el timing del propio evento. Es fundamental contar con un documento que recoja las tareas a realizar, la hora, el lugar y el responsable de cada uno de los detalles del evento.
• El check-list del día del evento. Nos permite llevar un orden claro para que todo salga perfecto.
• Servicio de emergencia. Porque siempre puede haber un contratiempo, es necesario tener capacidad para maniobrar rápidamente. Coser a tiempo una cremallera traviesa puede salvarnos, ¡estamos preparados para todo! :)

POSTEVENTO_

Después del gran día aún queda trabajo… Toca coordinar la recogida de materiales y evaluar la satisfacción de todos, anfitriones e invitados al evento (aunque para esto último quizá sea necesario esperar un par de días más :D).

Días, semanas y meses preparando un evento… Mereces también disfrutar de todo ese tiempo. Si la organización se te echa encima… ¡Ya sabes dónde encontrarnos! Y por supuesto, con todas las medidas higiénicas de seguridad frente al COVID. #fiestairrepetible #fiestasegura ;)